Tratamiento de Datos Personales

• CAPITULO I   Disposiciones generales.

• CAPITULO II  Autorización.

• CAPITULO III   Derechos y deberes.

• CAPÍTULO IV   Procedimientos de acceso, consulta y reclamación.

• CAPITULO V    Seguridad de la información.

• CAPITULO V  Disposiciones finales

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. OBJETO. Dar cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, implementando un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, así como lo estipulado por el artículo 13 del Decreto 1377 de 20134 que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas y el Decreto 886 de 2014, que regula lo relacionado al Registro Nacional de Bases de Datos. Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza FUNDECOPI, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios.

ARTUCULO 2. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por FUNDECOPI respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales. Estas Políticas abarcan los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, así como las demás normas complementarias y las diversas decisiones proferidas por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema.

ARTICULO 3. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
6. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
7. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
8. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
10. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
11. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
13. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

ARTICULO 4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

1. Razón social: FUNDECOPI – Fundación de Coopidrogas para la 

Educación y la Asesoría Técnica.

1. Nit: 900.134.877-2
2. Domicilio: Carrera 20C N° 76-08 Bogotá.
3. Teléfono: 2350070.
4. Correo electrónico: tratamientodedatos@fundecopi.org.co 
5. Página web: www.fundecopi.org.co

ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS. FUNDECOPI, establece como principios generales para el desarrollo de los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales los que se relacionan a continuación:

1. Principio de legalidad: El tratamiento de los datos personales recopilados por FUNDECOPI, obedece a una actividad reglada, sujeta a las disposiciones legales, y solo se podrá llevar a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
2. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
3. Principio de transparencia: FUNDECOPI, debe garantizar el cumplimiento de los derechos del Titular otorgados por la normatividad de protección de datos relacionada en el artículo 2 del presente, sin ningún tipo de restricciones.
4. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea con el fin de poner a disposición de los Titulares, siempre y cuando cuente con los parámetros mínimos de seguridad técnica para brindar conocimiento únicamente a los Titulares o terceros autorizados.
5. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de FUNDECOPI, se deberá proteger mediante el uso de las herramientas técnicas, administrativas y humanas que sean necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o indebido.
6. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con FUNDECOPI, o terceros que intervengan en las labores que comprende el Tratamiento.

DE LA AUTORIZACIÓN

ARTÍCULO 6. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de FUNDECOPI, requiere del consentimiento previo, libre, y expreso de los Titulares de los datos personales.

ARTICULO 7. AVISO DE PRIVACIDAD. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los datos personales, el aviso de privacidad, por medio del cual se le informa al Titular, la finalidad y el uso que se le dará a sus datos personales, así como la garantía de seguridad, resguardo y buen uso a sus datos personales, y los mecanismos a su disposición para solicitar corrección o actualización de los datos personales, o revocatoria de la autorización otorgada. Lo anterior con el fin de que el Titular tenga total control sobre su información personal.

ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. FUNDECOPI, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, dispone de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares de los datos, a más tardar en el momento de la recolección La autorización debe constar en un documento físico y electrónico con lo que se garantice su posterior consulta, y evidenciar que de no haber mediado la voluntad del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos.

El formato para la autorización elaborado por FUNDECOPI se denomina “ANEXO N°1, RECOPILACIÓN DE DATOS PERSONALES, AUTORIZACIÓN A FUNDECOPI PARA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y AVISO DE PRIVACIDAD”, el cual contiene:

1. Quién recopila su información personal (responsable o encargado)
2. Qué recopila (datos que se recaban)
3. Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento)
4. Derechos de los Titulares.
5. Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.

Dicho formato será puesto a disposición del Titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102 y el Decreto 1377 de 2013.

ARTÍCULO 9. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.  FUNDECOPI conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo el tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste se deriven. Para el almacenamiento del ANEXO 1, FUNDECOPI podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología su conservación y acceso inmediato en caso de ser solicitado.

ARTICULO 10. DATOS SENSIBLES. En el momento en que FUNDECOPI recolecte datos personales sensibles, el aviso de privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

ARTICULO 11. DATOS PERSONALES DE MENOR DE EDAD. En el momento en que FUNDECOPI recolecte datos personales de menor de edad, el aviso de privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos y deberá contar con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 12. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FUNDECOPI, en su condición de responsable del tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FUNDECOPI, en su condición de Responsable del Tratamiento.
3. Ser informado por FUNDECOPI, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. FUNDECOPI mantendrá habilitados medios de contacto para que los Titulares de datos puedan ejercer sus derechos y hacer uso de las acciones de acceso a la información, contempladas en el titulo correspondiente a los PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN de estas Políticas, los cuales serán informados y puestos a disposición en el Aviso de Privacidad.

ARTÍCULO 13.  DEBERES DE FUNDECOPI EN RELACIÓN CON  EL  TRATAMIENTO  DE LOS  DATOS PERSONALES. FUNDECOPI tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos;  en este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 y las demás normas aplicables sobre protección de datos personales, de conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013; FUNDECOPI se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la  Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
6. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
7. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
8. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
9. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
10. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
11. Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo.
12. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
13. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
14. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Designar a un área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
16. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTICULO 14. BASES DE DATOS Y FINALIDADES CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: FUNDECOPI, cuenta con las bases de datos que se mencionan a continuación y dentro de las que se detallan las finalidades:

• ASOCIADOS:

• Ejecutar la relación contractual existente con nuestros asociados, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
• Proveer los servicios requeridos por los asociados.
• Informar sobre nuevos servicios y/o sobre cambios en los mismos.
• Evaluar la calidad de nuestro servicio.
• Realizar estudios internos sobre las necesidades de nuestros asociados.
• Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS), información comercial, publicitaria o promocional sobre nuestros servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por FUNDECOPI.
• Seguimiento a los asociados en los diferentes programas contratados a través de la Fundación, tales como SGSST, PM-SGSST, asesoría continua, elaboración de profesiogramas, elaboración de páginas web, personalización de planes y manuales, y los demás que se vayan implementando.

• INTERESADOS:

• Realizar seguimiento a las personas que han manifestado su interés en los productos y servicios de la escuela, así como realizar campañas de promoción y divulgación de los mismos de la escuela y sus servicios.
• Realizar gestión comercial a empresas, colegios y organizaciones para vinculación de nuevos estudiantes.

• EGRESADOS:

• El propósito fundamental tiene que ver con las convocatorias a las actividades programadas como capacitaciones, encuentros, y realizar la actualización y seguimiento de los mismos.

• TRABAJADORES

• Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
• realizar las convocatorias a las diferentes actividades programadas por la unidad.
• Lleva el control de los funcionarios activos y los funcionarios retirados de la fundación.
• Registra los datos fundamentales de los funcionarios.
• Clasifica el tipo de contrato definido para los funcionarios.
• Específica el tipo de vinculación de los funcionarios.
• Registra el control de la fecha de inicio y finalización de los contratos.
• Desarrollar y gestionar procesos de reclutamiento, selección y contratación de personal.
• Administrar todo tipo de comunicaciones a nivel interno.
• Administrar los datos de carácter personal con el fin de gestionar la participación de empleados en programas desarrollados.
• Administrar los datos de carácter personal sobre remuneraciones, contribuciones, obligaciones, y prestaciones, así como, retribuciones, impuestos y aportes del personal a entidades donde este autorice.
• Administrar los datos de carácter personal para gestionar la correcta incorporación de estos en los expedientes del personal y la generación de documentos y datos solicitados por el colaborador.
• Controlar la asistencia, el acceso físico a instalaciones y a la información de la Fundación.
• Gestión de los datos de carácter personal sobre desempeño, valoración y capacitación sobre habilidades, competencias y seguridad de los trabajadores.
• Administrar los datos de carácter personal del trabajador para la correcta asignación de herramientas de trabajo y uso de activos de información.
• Administrar los datos de carácter personal para llevar a cabo la afiliación a cajas de compensación familiar y entidades prestadoras de salud.
• Administrar los datos de carácter personal de los trabajadores para realizar el correcto depósito de nómina, descuentos de nómina o informes de pagos realizados a terceros como entidades financieras, fondos de empleados y otros, previa autorización del trabajador.
• Servir como apoyo en el proceso de toma física de inventarios realizado por el personal contratado por FUNDECOPI, para establecer el surtido optimo pera cada categoría de producto, conocer la rotación de cada uno de ellos y así mismo diseñar estrategias de control para evitar el sobre stock en la compra innecesaria de productos.

• PROVEEDORES Y TERCEROS

• Administrar la información de proveedores para asegurar la correcta integración de los datos y los expedientes de los proveedores y terceros en los archivos y bases de datos de la fundación.
• Administrar los datos de carácter personal de proveedores y/o para desarrollar procesos de selección, evaluación y adjudicación de contratos para contratistas y/o proveedores.
• Administrar los datos de carácter personal para realizar pagos a contratistas y/o proveedores.
• Administrar los datos de carácter personal para controlar el acceso físico a instalaciones y a la información de fundación.
• Mantener la información actualizada de los docentes para fines de contratación y control de la relación con los docentes.
• Realizar convocatoria a las actividades de trabajo programadas.
• Consulta de información para contacto en caso de que se requieran.

PARAGRAFO: Otras finalidades de las bases relacionadas, son las que se detallan a continuación:

• Soportar procesos de auditoría interna o externa.
• Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de FUNDECOPI ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

ARTÍCULO 15. MEDIOS PARA ACCEDER A LA INFORMACIÓN. Se trata de disposición con la que cuenta el Titular de los datos personales de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento por lo que FUNDECOPI garantiza al Titular su derecho de acceso a través de la ejecución de los procedimientos de consulta o reclamo, por medio de los siguientes canales de comunicación:

De manera presencial, a través de comunicación escrita presentada por la persona legitimada, en la dirección carrera 20C N° 76-08 de la ciudad de Bogotá.

ARTÍCULO 16. CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, por lo que, FUNDECOPI garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular, a través del canal de comunicación relacionado en el artículo anterior, del presente documento.

En cualquier caso, independientemente las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

ARTÍCULO 17. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, o cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, a través del canal de comunicación relacionado en el artículo 15 del presente documento, el cual será tramitado bajo los siguientes parámetros:

1. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra FUNDECOPI, éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 18. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a FUNDECOPI la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por:

1. El Titular, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
2. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
3. Por estipulación a favor de otro o para otro.
4. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

PARAGRAFO PRIMERO. La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe  ser presentada a través de los medios habilitados por FUNDECOPI, y debe contener como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

PARÁGRAFO SEGUNDO. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. FUNDECOPI tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. 

PARÁGRAFO TERCERO. SUPRESIÓN DE DATOS. El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a FUNDECOPI la supresión de sus datos personales, siempre y cuando:

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

PARÁGRAFO CUARTO. EJERCICIO DEL DERECHO DE SUPRESIÓN. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por FUNDECOPI. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, FUNDECOPI debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

ARTÍCULO 19. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual; Para ello, FUNDECOPI deberá establecer mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:

1. Sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que FUNDECOPI deba dejar de tratar por completo los datos del Titular.
2. Sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con esta, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo. Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta  si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado. Los mecanismos o procedimientos que FUNDECOPI establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. 18.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 20. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, FUNDECOPI adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

ARTÍCULO 21. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. FUNDECOPI mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

1. Capacitación del personal que ingresa a la Compañía acerca de la Política de Tratamiento de datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos.
2. Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.
3. Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
4. Funciones y obligaciones del personal.
5. Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
6. Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
7. Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
8. Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
9. Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado.
10. El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.
11. El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 22. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013. De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, FUNDECOPI procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.fundecopi.org.co dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de FUNDECOPI.

ARTÍCULO 23. VIGENCIA. La presente Política está rigiendo desde el 1 de noviembre de 2016.

Elaborado por:

MARINO MONTES RODRIGUEZ

Especialista Derecho Privado Económico.

Versión 1