El documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica es el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA – Cuando aplique – se deriva de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria de acuerdo con la DIAN.
Este documento incluye los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina, y el valor total de la diferencia de los mismos. Este documento debe generarse y transmitirse para verificación de la DIAN por parte del empleador. Este documento es digital respondiendo a los avances que las tecnologías nos proponen evitando desplazamientos y en esa medida facilitando el cumplimiento.
Por lo que desde los últimos meses del 2021 se ha venido implementando en las empresas trayendo consigo:
- La automatización de procesos, permitiéndole un mayor control del proceso, ahorrando tiempo y dinero.
- El ahorro de los costos, es un factor importante, tener claridad en los costos fijos que se tendrán, saber cuál será el margen de ganancias y la reducción de costos benefician a una empresa en tanto no se pierda la calidad en los procesos. Por lo que la nómina electrónica ha disminuido notablemente en el valor de los costos del proceso.
- El acceso inmediato a la información también ha sido un aspecto clave, pues el acceso desde internet y el ahorro de papelería han hecho que la información se simplifique, por lo que se evitan problemas como la dificultad en el acceso, la pérdida o daño de información, etc.
- La seguridad siempre esta primero, y en temas de información empresarial aún más, por lo que con este software las empresas tendrán este respaldo, y a su vez tendrá la información a su alcance y alcance de la entidad.
- Para finalizar el tema de los beneficios, el uso de la nómina electrónica ha reducido los errores a la hora de hacer pagos en la nómina, pues la herramienta le permite ver estadísticas comparativas, promedios, y adicionalmente los errores o invalidaciones que desde el documento se señalan.
Por otro lado los empresarios de las micro y pequeñas empresas aún presentan vacíos frente a la regulación, fechas y procesos de diligenciamiento, por lo que es necesaria la capacitación en el tema e implantación del proceso. Es importante además, conocer el valor de las multas o sanciones que oscilan entre el 3 y 5% del valor de la nómina, valor que la empresa deberá asumir por no subir la información completa y a tiempo. Por lo que es importante entonces, generar conciencia y no dejar estos elementos para último momento, pues en ocasiones se deben hacer correcciones y no se deja tiempo para ello.
